PKS Mengautomasikan Penyerahan e-Invois melalui SFTP

Latar Belakang Perniagaan

Pelanggan adalah sebuah PKS Malaysia yang beroperasi dalam sektor pemborongan dan pengedaran. Mereka memproses volum invois yang tinggi setiap hari—biasanya antara 200 hingga 500 invois sehari—memberi perkhidmatan kepada rangkaian rakan kongsi runcit di seluruh negara.

Operasi mereka dibina di sekitar sistem perakaunan dan pengurusan inventori legasi yang telah digunakan selama lebih 15 tahun. Walaupun sistem tersebut stabil dan difahami dengan baik oleh pasukan mereka, ia tidak direka dengan integrasi API moden. Walau bagaimanapun, ia mempunyai keupayaan untuk mengeksport data invois sebagai fail berstruktur secara terjadual.

Apabila LHDN mengumumkan mandat e-Invois MyInvois, syarikat menghadapi cabaran kritikal: cara untuk mematuhi peraturan tanpa menggantikan sistem perniagaan teras mereka.

Cabaran yang Dihadapi

Penyerahan Portal Manual Tidak Boleh Diskala: Dengan ratusan invois yang dikeluarkan setiap hari, kemasukan manual ke dalam portal MyInvois adalah mustahil dari segi operasi.
Volum Invois Harian yang Tinggi: Jumlah transaksi yang banyak menjadikan sebarang proses manual cenderung kepada kelewatan dan tunggakan.
Ralat Manusia Semasa Muat Naik Manual: Kakitangan melaporkan kesilapan kerap berlaku semasa memuat naik fail secara manual, termasuk pemilihan fail yang salah dan ralat kemasukan data.
Kesukaran Menjejak Status Penyerahan secara Pukal: Tiada cara yang cekap untuk memantau invois mana yang telah berjaya dihantar dan mana yang gagal dalam pengesahan.

Mengapa Integrasi Berasaskan SFTP Dipilih

Syarikat menilai beberapa pilihan, termasuk menggantikan sistem legasi mereka atau membangunkan integrasi API khas. Walau bagaimanapun, kedua-dua pendekatan dianggap terlalu mahal dan mengganggu operasi.

Integrasi berasaskan SFTP muncul sebagai penyelesaian paling praktikal atas sebab-sebab berikut:

Sistem Sedia Ada Menghasilkan Fail Berstruktur: Sistem legasi telah sedia mengeksport data invois dalam format yang konsisten, menjadikan integrasi berasaskan fail lebih mudah.
Integrasi API Tidak Diperlukan: Aliran kerja syarikat yang berorientasikan kelompok tidak memerlukan penyerahan masa nyata. Pemindahan fail terjadual sudah mencukupi.
Keperluan Penyerahan Terjadual & Tanpa Pengawasan: Pasukan operasi mahu penyelesaian "tetapkan dan biarkan" yang akan berjalan secara automatik tanpa campur tangan manual setiap hari.
Pasukan Lebih Gemar Aliran Kerja Berasaskan Fail: Pasukan IT dan kewangan sudah biasa dengan proses berasaskan fail, sekali gus mengurangkan keluk pembelajaran.

Pendekatan Integrasi

Penyelesaian ini melibatkan penyediaan aliran kerja automatik berasaskan SFTP antara sistem legasi dan platform middleware kami.

Bagaimana ia berfungsi:

Eksport Terjadual: Pada setiap akhir hari perniagaan, sistem legasi mengeksport data invois secara automatik sebagai fail CSV atau JSON.
Pemindahan SFTP: Skrip automatik memindahkan fail tersebut ke folder yang ditetapkan pada pelayan SFTP middleware.
Pemprosesan Middleware: Middleware mengesan fail baru, mengesahkan data, memetakkannya ke skema e-Invois LHDN, dan menyerahkannya ke MyInvois.
Fail Respons: Selepas pemprosesan, middleware menghasilkan fail respons yang mengandungi status penyerahan, UUID dokumen, dan sebarang mesej ralat.
Pengambilan Status: Pasukan kewangan syarikat boleh mengambil fail respons ini melalui SFTP atau melihat hasilnya dalam papan pemuka web middleware.

Ketahui lebih lanjut mengenai Integrasi SFTP

Pendekatan ini sangat sesuai bagi PKS kerana ia tidak memerlukan sebarang perubahan pada sistem perniagaan teras mereka. Sistem legasi terus beroperasi seperti biasa, dengan hanya penambahan eksport fail mudah ke dalam rutin harian.

Skop Pelaksanaan

Bagi memastikan pelaksanaan yang lancar, skop projek telah ditakrifkan dengan jelas:

Termasuk:

Penyediaan struktur folder SFTP dengan direktori berasingan untuk fail masuk, fail yang diproses, dan fail ralat.
Konvensyen penamaan fail dan peraturan pemprosesan untuk memastikan urutan yang betul dan mengelakkan penyerahan bertindih.
Pemeriksaan pengesahan asas sebelum penyerahan, termasuk pengesahan skema dan pengesahan medan wajib.
Penjanaan fail status dan ralat untuk setiap kelompok, membolehkan pasukan kewangan menyemak hasil penyerahan.
Integrasi dengan sistem jejak audit middleware untuk penjejakan pematuhan.

Tidak Termasuk:

Pengubahsuaian pada logik invois atau perakaunan sistem perniagaan teras.
Integrasi masa nyata yang kompleks atau penyahseragaman berasaskan API.

Hasil dan Keputusan

Automasi berasaskan SFTP memberikan peningkatan nyata kepada operasi harian PKS ini:

Pengurangan Usaha Manual

Kakitangan kewangan tidak lagi menghabiskan masa berjam-jam memuat naik invois secara manual. Proses ini kini berjalan secara automatik semalaman.

Pemprosesan Konsisten & Boleh Diramal

Pemindahan fail automatik menghapuskan ralat manusia dan memastikan invois dihantar mengikut jadual yang boleh dipercayai.

Keterlihatan Status yang Lebih Baik

Fail respons dan papan pemuka middleware memberikan maklum balas yang jelas tentang hasil penyerahan, membolehkan penyelesaian ralat dengan pantas.

Kawalan Operasi yang Lebih Baik

Pasukan kewangan kini boleh fokus pada pengendalian pengecualian berbanding tugas penyerahan rutin, sekaligus meningkatkan kecekapan keseluruhan.

Pengajaran Utama

Automasi SFTP sesuai bagi PKS volum tinggi: Perniagaan yang memproses ratusan invois setiap hari boleh mencapai pematuhan tanpa campur tangan manual.
Integrasi berasaskan fail mengurangkan beban operasi: Bagi operasi berorientasikan kelompok, SFTP menyediakan aliran kerja yang boleh dipercayai dan biasa dengan proses sedia ada.
Middleware membolehkan kesediaan MyInvois tanpa baik pulih sistem: Sistem legasi boleh kekal digunakan sambil mencapai pematuhan e-Invois penuh melalui integrasi middleware.

Kajian kes ini mencerminkan senario pelaksanaan sebenar di Malaysia. Butiran pelanggan telah diringkaskan.