Pengedar Menggunakan ERP Asing untuk Integrasi MyInvois

Latar Belakang Perniagaan

Pelanggan adalah sebuah syarikat pengedaran Malaysia yang beroperasi di pelbagai negeri, memberi perkhidmatan kepada pelanggan runcit dan borong. Model perniagaan mereka bergantung pada pemprosesan pesanan, pengurusan inventori, dan invois yang cekap bagi rangkaian produk yang pelbagai.

Selama lebih sedekad, mereka telah menggunakan sistem perancangan sumber perusahaan (ERP) yang dibangunkan oleh vendor Eropah. Sistem ini menguruskan keseluruhan operasi mereka—daripada perolehan dan pergudangan hingga jualan dan pelaporan kewangan. ERP ini menghasilkan data invois berstruktur dalam format standard, tetapi ia tidak menyokong secara asli API MyInvois LHDN Malaysia.

Cabaran yang Dihadapi

Tiada Integrasi MyInvois Terus: Vendor ERP tidak mempunyai rancangan untuk membangunkan modul e-Invois khusus untuk Malaysia.
Penyerahan Portal Manual Tidak Boleh Diskala: Dengan ratusan invois yang dikeluarkan setiap hari, kemasukan manual ke dalam portal MyInvois adalah mustahil dari segi operasi.
Keperluan Maklum Balas Status yang Dipercayai: Pasukan kewangan memerlukan pengesahan segera mengenai kejayaan atau kegagalan penyerahan untuk menguruskan pengecualian.
Keperluan Keterlihatan Audit: Juruaudit dalaman dan luaran memerlukan jejak yang jelas bagi semua penyerahan e-Invois dan hasilnya.

Mengapa Middleware Berasaskan API Dipilih

Menggantikan sistem ERP bukan satu pilihan yang praktikal. Sistem sedia ada telah terintegrasi secara mendalam ke dalam operasi harian, dan migrasi akan sangat mahal serta mengganggu perniagaan.

Nasib baik, ERP tersebut telah sedia menghasilkan data invois yang tersusun dengan baik. Cabarannya bukanlah kualiti data, tetapi ketersambungan ke platform MyInvois LHDN.

Selepas menilai pilihan yang ada, syarikat memilih pendekatan middleware berasaskan API atas sebab-sebab berikut:

Pemeliharaan Pelaburan ERP: Tidak perlu menggantikan atau mengubah suai sistem teras secara besar-besaran.
Pemprosesan Hampir Masa Nyata: Integrasi API membolehkan penyerahan dan pengambilan status segera, tidak seperti muat naik fail berkelompok.
Keserasian Data Tersusun: ERP mengeluarkan data dalam format yang konsisten, menjadikan pemetaan API telus.
Kecekapan Operasi: Penyerahan automatik mengurangkan beban kerja manual dan ralat manusia.

Pendekatan Integrasi

Penyelesaian ini melibatkan penyambungan sistem ERP ke platform middleware kami melalui integrasi API RESTful.

Bagaimana ia berfungsi:

Penjanaan Invois: Apabila ERP memuktamadkan invois, ia mencetuskan panggilan API ke middleware.
Penghantaran Data: Data invois dihantar dalam format JSON ke titik akhir (endpoint) middleware.
Pemprosesan Middleware: Middleware mengesahkan data, memetakkannya ke skema e-Invois LHDN, dan menyerahkannya ke MyInvois.
Respons Status: Middleware mengembalikan status penyerahan, UUID dokumen, dan sebarang mesej ralat kembali ke ERP.
Rakaman ERP: ERP merekod status penyerahan dan rujukan dokumen untuk penjejakan masa depan.

Ketahui lebih lanjut mengenai Integrasi API

Pendekatan ini sesuai bagi pengedar tersebut kerana ERP mereka telah sedia mempunyai keupayaan teknikal untuk melakukan panggilan API keluar. Integrasi ini memerlukan perubahan minimum pada logik teras ERP—hanya penambahan konfigurasi titik akhir API dan pencetus pasca-invois yang mudah.

Skop Pelaksanaan

Bagi memastikan penempatan yang fokus dan berjaya, skop projek ditakrifkan dengan jelas:

Termasuk:

Pemetaan medan API antara struktur invois ERP dan skema e-Invois LHDN.
Konfigurasi titik akhir penyerahan dan pengambilan status.
Logik pengendalian ralat bagi invois yang ditolak, termasuk mekanisme percubaan semula dan maklum balas pengesahan.
Integrasi dengan sistem jejak audit middleware untuk penjejakan pematuhan.

Tidak Termasuk:

Pengubahsuaian pada modul invois atau perakaunan teras ERP.
Penyesuaian fungsi ERP yang tidak berkaitan dengan e-Invois.

Hasil dan Keputusan

Integrasi berasaskan API memberikan peningkatan yang ketara kepada operasi pengedar:

Beban Kerja Manual Berkurangan

Kakitangan kewangan tidak lagi perlu menyerahkan invois secara manual. Proses ini kini diautomasikan sepenuhnya dari ERP ke MyInvois.

Keterlihatan Status Lebih Cepat

Status penyerahan dikembalikan ke ERP dalam masa beberapa saat, membolehkan tindakan segera diambil bagi invois yang ditolak.

Penjejakan Lebih Baik untuk Kewangan & Audit

Semua penyerahan direkodkan dengan tanda masa, kod status, dan rujukan dokumen, memberikan jejak audit yang lengkap.

Gangguan Minimum kepada Operasi ERP

Integrasi ini tidak memerlukan perubahan pada aliran kerja teras ERP, memelihara kesinambungan perniagaan.

Pengajaran Utama

Middleware membolehkan integrasi MyInvois tanpa penggantian ERP: Perniagaan boleh memelihara pelaburan ERP sedia ada sambil mencapai pematuhan.
Integrasi API sesuai untuk persekitaran ERP tersusun: Bagi sistem yang telah sedia menghasilkan data invois berformat baik, penyerahan berasaskan API adalah cekap dan dipercayai.
Penjejakan status yang jelas meningkatkan kawalan operasi: Maklum balas masa nyata membolehkan perniagaan menangani ralat penyerahan dengan segera, mengurangkan risiko pematuhan.

Kajian kes ini mencerminkan senario pelaksanaan sebenar di Malaysia. Butiran pelanggan telah diringkaskan.